Zabezpečenie dokumentov

Ochrana obchodných informácií

Moderné podniky spracúvajú veľké množstvo informácií, ale často nemajú skutočný prehľad o tom, ako sú vytvárané, ukladané, zdieľané a sprístupňované. To nevyhnutne vedie k potenciálnym rizikám v oblasti bezpečnosti a dodržiavania predpisov, vrátane narušenia bezpečnosti dát, nezabezpečených súborov, ľudských chýb a neoprávneného prístupu k informáciám.

Okrem toho môže prostredie organizácie na tvorbu dokumentov slúžiť ako ľahká vstupná brána do podnikovej siete, pretože tlačiarne a kopírky sú často opomínané v zmysle zásad zabezpečenia IT. Ide o kľúčové zraniteľné miesto, ktoré sa aktívne snažia zneužiť najrôznejší podvodníci, pričom priemerné náklady na únik dát v súvislosti s tlačou v Európe teraz dosahujú závratných 100-tisíc eur*. A môže dôjsť aj k obrovskému a dlhodobému poškodeniu povesti.

* "Print Security Landscape, 2020" study by Quocirca

Ochrana vašich dokumentov

Aby bolo zabezpečenie dokumentov skutočne účinné, musí byť nutnou súčasťou stratégie organizácie pre správu dokumentov a tlače a malo by zohľadňovať všetkých šesť fáz životného cyklu dokumentov:

Zaznamenávanie – „prijímanie“ informácií, či už ide o skenovanie tlačených dokumentov, sledovanie e-mailov alebo vytváranie a ukladanie dokumentov z aplikácie.
Ukladanie – ukladanie dokumentov buď v papierovej podobe, alebo v elektronickom či hybridnom systéme súborov.
Správa – správa oprávnení používateľov na prístup a sledovanie verzií, aby bolo zaistené, že používatelia pracujú s najnovšími dokumentmi, a protokolové záznamy, ktoré zaznamenávajú každú činnosť týkajúcu sa dokumentu.
Uchovávanie – zaistenie uchovania dokumentov po dostatočne dlhý čas a ich následná bezpečná likvidácia.
Zdieľanie – umožňuje bezpečné zdieľanie dokumentov s ostatnými používateľmi alebo obchodnými partnermi tým najefektívnejším spôsobom.
Integrácia – umožňuje výmenu informácií medzi podnikovými aplikáciami, napríklad účtovnými systémami alebo systémami ERP.

Viac ochrany, viac odvedenej práce

Naše riešenia a služby v oblasti správy zabezpečenia dokumentov sú kľúčovou súčasťou našich dokumentových a tlačových služieb. Riešia problémy spojené s bezpečným uchovávaním firemných dokumentov a pomáhajú vám odviesť viac práce pomocou intuitívnych pracovných postupov a automatizačných nástrojov.

Poskytneme vám odborné znalosti, podporu a nástroje, ktoré vám pomôžu vytvoriť a spravovať zásady zabezpečenia dokumentácie a ochrániť vaše dôverné informácie v celom ich životnom cykle, nech už sa akýmkoľvek spôsobom zaznamenávajú, ukladajú, tlačia alebo zdieľajú. Naše riešenia na bezpečnú správu dokumentov vám navyše pomôžu splniť najnovšie bezpečnostné predpisy, ako je napríklad nariadenie GDPR. Alebo môžeme všetko spravovať za vás v rámci našich riadených tlačových služieb(MPS).

Výhody zabezpečenia dokumentov Sharp

Môžete využiť najmä:

Efektívnu správu dokumentov – vaše súbory sú uložené v štruktúrovaných a zabezpečených cloudových dátových úložiskách (k dispozícii sú aj lokálne serverové inštalácie).
Zvýšené zabezpečenie tlače – vaše dokumenty sú chránené pomocou technológie kontroly tlače, ktorá pomáha zaistiť, aby vo výstupnom zásobníku tlačiarne nezostali žiadne citlivé informácie bez dozoru. Okrem toho je možné na vytlačené dokumenty pridať vodoznaky, ktoré indikujú, kto ich vytlačil, a čas a dátum výstupu.
Zvýšené zabezpečenie dokumentov – dokumenty môžu skenovať iba oprávnení používatelia a je možné zaviesť kontrolné mechanizmy, ktoré určujú, do ktorých koncových určení je možné dokumenty odosielať. Ďalšiu úroveň zabezpečenia je možné zaistiť pridaním hesiel k dokumentom naskenovaným do formátu PDF.
Lepšia kontrola dokumentov – na pozadí dokumentov je možné vložiť skrytý text a vzory. Pri pokuse o kopírovanie dokumentu sa skrytý text zviditeľní, takže môžete ľahko odlíšiť kópiu od originálu. Skryté vzory môže rozpoznať aj multifunkčná tlačiareň Sharp a zabrániť tak kopírovanie