Elektronický obeh dokumentov
Zjednodušte manuálne opakujúce sa úlohy
Veľa základných podnikových úloh sa veľmi často opakuje: pracovné výkazy, schvaľovanie miezd, faktúry – a mnoho ďalšieho. Pre vašich zamestnancov môžu byť tieto práce únavné a zaberajú im drahocenný čas.
Softvér pre elektronický obeh dokumentov umožňuje vašim ľuďom získať svoj čas späť, aby sa mohli sústrediť na prácu, ktorá je dôležitejšia.
Softvér pre elektronický obeh dokumentov vám pomôže automatizovať podnikové procesy – od finančných postupov až po pracovné procesy v oblasti ľudských zdrojov – a umožní vám prejsť od opakujúcich sa úloh náročných na prácu s tlačenými podkladmi k úsporným procesom využívajúcim digitálne formáty.
Ako to funguje?
Elektronický obeh dokumentov pre podnikové procesy a softvér na správu dokumentov (DMS) si spoločne kladú za cieľ zefektívnenie podnikových procesov. Krok za krokom vytvárajú digitálne postupy, ktoré pomáhajú vašim ľuďom vytvárať, sledovať, upravovať, ukladať a spravovať bežné dokumenty.
Taký softvér pre elektronický obeh je neuveriteľne prínosný – ale nie iba pre veľké spoločnosti. Jeho početné výhody môžu využívať podniky všetkých veľkostí Patria sem okrem iného:
- Zníženie počtu ľudských chýb. Automatizácia pracovných procesov môže znížiť počet chýb – a uľahčiť vašim zamestnancom prácu.
- Urýchlenie procesov. Počítače vedia čítať rýchlejšie než ľudia a automatické vyplňovanie a odosielanie šetrí čas.
- Digitálne podpisy a schvaľovanie. Elektronické schvaľovanie dokumentov môže automaticky smerovať dokumenty k správnej osobe – bez ohľadu na to, kde pracuje –, čo prináša významné zvýšenie efektivity.
- Zníženie nákladov. Menšia závislosť od spracovania papierových podkladov znamená úsporu nákladov na tlač aj spotrebný materiál.
- Zvýšenie transparentnosti a zodpovednosti. S digitálnymi workflow prichádza viac dát, čo uľahčuje zaistenie transparentnosti v rámci celej organizácie.
- Zlepšenie schopností obnovy po rozsiahlom výpadku. Digitalizácia zaisťuje, že máte k dispozícii digitálnu zálohu svojich dokumentov, pričom cloudové úložisko poskytuje ešte vyššiu mieru ochrany a flexibility.
Softvér pre elektronický obeh dokumentov v akcii
Softvér pre prácu s dokumentmi môže pomôcť s produktivitou, dostupnosťou a znížením nákladov.
Zvýšenie produktivity
Využitím výkonu automatizácie obehu dokumentov prinášajú tieto riešenia proaktivitu do vášho pracovného procesu. Ak napríklad niekto zabudne vykonať nejaký krok pri práci s dokumentom, inteligentný softvér mu pripomenie, že treba dokumentu venovať pozornosť.
Zvýšenie viditeľnosti
Či už je dokument v papierovej, alebo digitálnej podobe, funkcia digitalizácie dokumentu umožňuje zamestnancom dokument rýchlo a jednoducho digitalizovať a bezpečne ho odoslať príslušnej osobe.
Môžete sa taktiež pripojiť priamo k svojim multifunkčným tlačiarňam typu „All in one“, takže zamestnanci môžu bezproblémovo distribuovať informácie a vy máte presný prehľad o tom, kam vaše dáta putujú.
Zníženie nákladov
Pretože sú súbory uložené elektronicky, workflow pre podnikové procesy pomáhajú aj pri znížení závislosti od tlačiarní a papierových dokumentov.
V kombinácii so softvérom na správu dokumentov (DMS) a tlače sa tak znížia náklady na tlač aj kopírovanie, čo vám umožní efektívnejšie spravovať vaše tlačiarne a spotrebný materiál a podporí trvalú udržateľnosť.
Preskúmajte našu ponuku softvéru pre elektronický obeh dokumentov
Zistite, ako môžete maximalizovať produktivitu a vykonať pozitívnu zmenu vo svojom podnikaní.