Holandsko – Skupina komplexného vzdelávania Pantarijn začala nedávno používať niekoľko multifunkčných tlačiarní Sharp (MFP) na optimalizáciu tlačových úloh svojich zamestnancov a študentov. Okrem toho vzdelávacia inštitúcia používa sprievodný softvér na zaistenie platieb za tlačové úlohy. Skupina Pantarijn hľadala dodávateľa dokumentových riešení, ktorý nielen dodá produkty najvyššej kvality, ale taktiež bude schopný integrovať svoje vybavenie s existujúcim platobným riešením skupiny Pantarijn a ponúkne tak študentom a zamestnancom dokonalý komfort.
Skupina komplexného vzdelávania Pantarijn
Skupina Pantarijn je stredoškolská vzdelávacia inštitúcia, ktorá ponúka rôzne typy vzdelávania, od praktickej výučby až po prípravu na vysokú školu, a to na piatich miestach v regióne Wageningen. Pôsobí tu viac než 350 zamestnancov, ktorí vyučujú celkovo 3000 študentov. Vo svojich každodenných činnostiach a kurzoch hojne využívajú tlačiarne, napr. na tlač domácich úloh alebo skenovanie a kopírovanie literatúry.
Rovnaký systém, rôzne lokality
Skupina Pantarijn používa na vykonávanie potrebných tlačových úloh na svojich piatich pobočkách rôzne multifunkčné zariadenia a tlačiarne. Zriadila taktiež softvérové prepojenie so systémom Inepro, ktorý sa skladá z platobného riešenia a automatizovaného systému „follow-me“. Wilfred Hanekamp, správca služieb skupiny Pantarijn, ilustruje výhody, ktoré toto spojenie ponúka: „Všetci študenti a zamestnanci majú kartu, ktorá im umožňuje tlačiť dokumenty na ľubovoľnej multifunkčnej tlačiarni. Tlačiareň rozpozná používateľa a potom určí, či disponuje právami nutnými na vykonanie úlohy.“
Platobný systém bol navrhnutý špeciálne pre študentov a zamestnancov. Na plnenie svojich tlačových úloh majú pridelený ročný kredit. Zamestnanci skupiny Pantarijn môžu svoju kartu pre všetky tlačové riešenia v rámci vzdelávacej skupiny využívať neobmedzene. Ich výtlačky sú evidované administračným systémom.
Vzdialený monitoring
V minulosti tlačiarne skupiny Pantarijn spracovali 5,5 milióna výtlačkov ročne. Tento počet poklesol na 3,5 milióna. Prevažná časť zákaziek sú čiernobiele tlače na papier formátu A4. V priebehu spolupráce bolo rozhodnuté, že spoločnosť Sharp bude využitie tlačiarní monitorovať na diaľku. Spoločnosť tak môže kontrolovať, či s multifunkčnými zariadeniami nie sú nejaké problémy, a v prípade potreby podniknúť okamžité opatrenia. Spoločnosť Sharp taktiež sleduje spotrebu tlačových náplní a po vyčerpaní tonera zasiela nové. Hanekamp: „To znamená, že sa nemusíme o nič starať v zmysle správy tlačiarní a že má Pantarijn istotu, že spotrebný materiál bude včas doplnený. Všetko funguje na jednotku.“
Najlepšia kombinácia
Skupina Pantarijn hľadala dodávateľa s riešením, ktoré by bolo možné prepojiť s jej existujúcimi systémami. „Keď nám skončila zmluva s predchádzajúcim dodávateľom, rozhodli sme sa vypísať európske výberové konanie, pretože sme chceli zistiť, aké možnosti ponúkajú iní dodávatelia,“ hovorí Wilfred Hanekamp. „V rámci výberového konania bola spoločnosť Sharp jednou z najlepších možností. Jednou z požiadaviek bolo, aby sa nová technológia dala dokonale integrovať s existujúcimi riešeniami od spoločnosti Inepro. Okrem toho bola dôležitým faktorom aj cena. Nakoniec sme rokovali so štyrmi účastníkmi, z ktorých spoločnosť Sharp ponúkla najlepší pomer ceny, kvality a flexibility.“
Overenie koncepcie
Andy Papenhuyzen, Account Manager spoločnosti Sharp, spomína na implementáciu: „Celý proces sme spustili overením koncepcie. V tejto fáze sme prepojili platobné riešenie s našimi systémami a dôkladne ho otestovali. To nám umožnilo dopredu vyriešiť viacero existujúcich problémov.“
„Od implementácie systému sme sa stretli len s niekoľkými málo problémami,“ dodáva Hanekamp. „Dohodli sme sa, že sa budú hlásiť závažné poruchy, ale žiadne sa nevyskytli. Drobné problémy je možné vyriešiť ihneď pomocou príručiek alebo zavolaním odborníka zo spoločnosti Sharp.“
Spoločnosť Sharp má na starosti správu a zabezpečenie celej flotily tlačiarní. Multifunkčné tlačiarne sú vybavené modulom zabezpečenia dát, ktorý ich chráni pred kybernetickými útokmi. Povinné overovanie identity a hesla navyše zaisťujú, že tlačové úlohy uvidí iba oprávnená osoba.
Perfektné výsledky a spokojní používatelia
„Zaznamenali sme, že naši zamestnanci a študenti sú so systémom, tlačiarňami aj multifunkčnými zariadeniami veľmi spokojní,“ hovorí Hanekamp. „Všeobecne platí, že ak technológia nefunguje správne, používatelia sa okamžite sťažujú, ale naše servisné oddelenie dostáva otázky na fungovanie tlačiarní a multifunkčných zariadení len zriedka. To je dobré znamenie.“
„Sme s touto spoluprácou spokojní. Od zavedenia systému sme už objednali nové tlačiarne a multifunkčné zariadenia,“ uzatvára Hanekamp. „Počas implementácie sme vymenili všetky staré zariadenia za produkty Sharp a sme s nimi veľmi spokojní. Výrobky sú kvalitné a málokedy sa pokazia.“