Správa dokumentov
Prevezmite kontrolu nad svojimi dokumentmi
Nič nebráni produktivite viac než to, keď zamestnanci nemôžu nájsť dokumenty, ktoré hľadajú. V dnešnom digitálnom svete je to, bohužiaľ, bežné. Dokumenty sú často vytvárané a ukladané v mnohých prostrediach: na papieri, v notebookoch, na USB diskoch, v e-maile, v cloude...a tento zoznam by mohol pokračovať.
Bez systému na správu dokumentov (DMS), ktorý by toto všetko sledoval – a objem papiera rastie a mení sa každým dňom –, môžu organizácie ľahko stratiť prehľad: bezpečnosť dát je ohrozená, zamestnanci sa cítia frustrovaní a panuje všeobecný pocit dezorganizácie.
Našťastie je tu softvér na správu dokumentov, aby zachránil situáciu.
Ako to funguje?
Systémy na správu dokumentov (Document Management System) pre malé podniky vám pomáhajú získať späť kontrolu nad dokumentmi a zároveň znižujú vašu závislosť od papiera.
Správa dokumentov zefektívňuje vaše pracovné postupy – či už ide o počítačový súbor, alebo dokument nahraný z multifunkčné tlačiarne typu „All-In One“. Všetky firemné dokumenty môžete bezpečne naskenovať, ukladať, spravovať, zdieľať, tlačiť a vyhľadávať.
Ešte oveľa viac...
Elektronické systémy na správu dokumentov (DMS) však ponúkajú viac než iba vyhľadávanie a ukladanie dokumentov. Ako názov napovedá, poskytujú bezkonkurenčné možnosti správy dokumentov.
- Transparentnosť a kontrola: Na základe citlivosti dokumentov a úrovne oprávnení zamestnancov môžete rozhodnúť, ktorí zamestnanci získajú prístup ku konkrétnym dokumentom.
- Produktivita: Autorizovaní používatelia majú prístup k všetkému, čo potrebujú, a to kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia.
- Kontrola verzií: systém na správu dokumentov zaisťuje, že ľudia pracujú s najnovšou verziou dokumentu – s možnosťou vrátiť zmeny späť a v prípade potreby sa vrátiť aj k predchádzajúcej verzii dokumentu.
- Zdieľanie a spolupráca: Pomocou digitalizácie dokumentov môže viac členov tímu zdieľať a pristupovať k tomu istému dokumentu a pracovať spoločne v reálnom čase z rôznych zariadení. To má zásadný význam pre uľahčenie spolupráce vo svete práce na diaľku, kde členovia tímu nebudú vždy v rovnakej kancelárskej budove.
Výhody pre váš podnik
Softvér na správu dokumentov (DMS) prináša viacero výhod pre podniky všetkých veľkostí, okrem iného:
Zlepšené zabezpečenie dokumentov a vyhovenie predpisom
Ak viete, kde sa vaše dokumenty nachádzajú – a aké dáta obsahujú –, znižujete pravdepodobnosť náhodnej straty dát. Správa dokumentov vám taktiež umožňuje kontrolovať, kto má k vašim dokumentom prístup.
Vyššia produktivita
Zjednotenie dokumentov uľahčuje zamestnancom vyhľadávanie potrebných informácií, vzájomnú spoluprácu a dokončenie požadovaných úloh.
Zníženie nákladov
Softvér znižuje potrebu tlače tým, že zaznamenáva elektronické dokumenty online. To môže pomôcť znížiť náklady a zvýšiť efektivitu.
Preskúmajte našu ponuku softvéru pre správu dokumentov (DMS)
Zistite, ako môžete maximalizovať produktivitu a vykonať pozitívnu zmenu vo svojom podnikaní.